- Vad är syftet med brevet? Allmänt hållna brev eller ”flummiga” svar irriterar.
- Vad vill du åstadkomma? Vad vill du uppnå med brevet?
- Vem är mottagaren? Ta reda på så mycket du kan för att ge ett fullständigt och kompetent svar.
- Hur allvarlig är incident för kunden? Vad vill mottagaren ha svar på?
- Vad är det för personlighet-/beteendetyp? Kan denna vetskap påverka ditt svar?
- Hur upprörd/arg/uppriven/ledsen verkar hon vara?
- Tänk över ditt eget syfte och budskap ur mottagarens/läsarens perspektiv.
- Börja brevet med det viktigaste.
- Använd enkla, okonstlade ord – undvik jargong, tekniska termer och interna uttryck
- Försök koncentrera ditt budskap. Luftig struktur – mellanrubriker
- Brevet ska ge ett professionellt intryck (rätt stavat, på brevpapper, allmänt ”fräscht”)
•
Glöm inte: Kontaktinformation till dig som avsändare; namn, telefon, e-post etc.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar